Si tu agencia vive de leads, propuestas y renovaciones, tu CRM no es “otro software más”. Es el lugar donde se decide si ese lead se convierte en cliente… o en el típico “lo vemos y te decimos algo” que no vuelve.
En esta guía te explico qué CRM para agencias de marketing tiene sentido, cómo elegirlo sin caer en la “parálisis por herramientas” y cómo implantarlo para que el equipo lo use de verdad.
Si quieres que te digamos qué CRM encaja con tu agencia y cómo montarlo
Respuesta rápida (para el lector impaciente)
- Un CRM para agencias debe cubrir captación → venta → entrega → renovación, no solo “ventas”.
- Prioriza: pipeline claro, automatizaciones útiles, integraciones (formularios, email, WhatsApp, Ads) y reporting.
- No elijas por marca: elige por proceso y por adopción del equipo (si no se usa, da igual lo “pro” que sea).
- Implementación realista: 2–6 semanas para tenerlo operativo (depende de complejidad, integraciones y datos).
- Mejor resultado típico: menos leads perdidos, seguimiento más rápido y más renovaciones. Sin magia, con orden.
¿Qué es un CRM para agencias de marketing y por qué es distinto?
Un CRM (Customer Relationship Management) es un sistema para gestionar relaciones con clientes y oportunidades. Hasta aquí, Wikipedia te lo habría contado igual.
La diferencia es que una agencia no vende una vez y ya. Una agencia:
- Capta leads de varias fuentes (web, referidos, Ads, LinkedIn…).
- Cierra servicios con ciclos distintos (SEO, Ads, diseño web, CRO…).
- Entrega proyectos y luego vive de retainers, upsells y renovaciones.
- Tiene mil conversaciones abiertas a la vez (y el “¿en qué quedó esto?” es deporte olímpico).
Por eso, un CRM para agencia de marketing debe ir pegado al proceso completo, no solo a un pipeline de ventas bonito.
Lo que un CRM para agencias necesita sí o sí
1) Captación multicanal sin perder leads
- Formularios web y landings.
- Lead Ads (Meta) y formularios de Google (si los usas).
- Importación fácil desde hojas de cálculo (inevitable al principio).
- Dedupe (evitar duplicados) y normalización de campos.
Señal roja: si para crear un contacto hacen falta 12 clics, el equipo lo abandonará el martes.
2) Pipeline de ventas simple, pero realista
Un pipeline para agencia suele necesitar etapas como:
- Lead nuevo
- Contactado
- Reunión agendada
- Diagnóstico / auditoría
- Propuesta enviada
- Negociación
- Ganado / Perdido
- Onboarding (sí, esto cuenta)
Y si vendes servicios recurrentes, añade una capa para renovaciones y upsells.
3) Automatizaciones que ahorren tiempo (sin parecer un robot)
Automatizaciones típicas que funcionan:
- Asignación automática de leads por servicio o fuente.
- Recordatorios si no hay respuesta en X días.
- Secuencias de seguimiento para propuestas enviadas.
- Tareas de onboarding al cerrar (briefing, accesos, analytics, etc.).
La clave: automatizar lo repetitivo, no la relación humana. A tus clientes no les hace ilusión hablar con un frigorífico.
4) Reporting orientado a decisiones
Necesitas ver:
- Leads por fuente y por servicio.
- Tasa de conversión por etapa.
- Tiempo medio de cierre.
- Motivos de pérdida (de verdad, no “precio” para salir del paso).
- Renovaciones y churn (si trabajas retainer).
5) Integraciones “de agencia”
Como mínimo:
- Email y calendario
- Formularios web
- Herramientas de Ads (al menos para tracking de fuente)
- WhatsApp (directo o mediante integración)
- Gestión de proyectos (si no está dentro)
Tipos de CRM que encajan con agencias (y cuándo elegir cada uno)
A) CRM “suite” con marketing automation
Ideal si quieres:
- CRM + email marketing + automatizaciones + landing pages + reporting en un ecosistema.
- Menos piezas sueltas.
Contras:
- Puede encarecer si creces rápido.
- Requiere configuración decente para no acabar con un “Frankenstack”.
Cuándo conviene: agencias que quieren estandarizar captación y nurturing, y tienen equipo para usarlo.
B) CRM comercial ligero (ventas puro)
Ideal si:
- Tu prioridad es pipeline y seguimiento.
- Ya tienes otras herramientas para email, proyectos y reporting.
Contras:
- Si no integras bien, vuelves al “copiar-pegar” y a los duplicados.
Cuándo conviene: agencias pequeñas o equipos comerciales claros que quieren velocidad.
C) CRM “agencia-centric” (cliente + proyectos + facturación)
Ideal si:
- Quieres un flujo más cercano a “cliente → proyecto → renovaciones”.
- Te interesa centralizar relación y entrega.
Contras:
- Menos flexible para marketing avanzado o integraciones complejas.
Cuándo conviene: agencias con servicios paquetizados y retainer.
D) Gestión de proyectos con capa CRM
Ideal si:
- Lo crítico es la entrega y coordinación.
- Vendes por recomendación y el pipeline es simple.
Contras:
- Suele quedarse corto en automatizaciones y reporting comercial serio.
Cuándo conviene: equipos muy operativos, con comercial sencillo.
Cómo elegir un CRM para agencias de marketing: criterios que no fallan
1) Empieza por tu proceso, no por la demo
Haz esto antes de mirar herramientas:
- Lista tus servicios (SEO, Ads, diseño web, CRO…).
- Define tu “camino” real desde lead a cliente.
- Define tus 5 campos imprescindibles por lead (ej.: servicio, presupuesto, fuente, prioridad, fecha de contacto).
Si tu proceso no existe, el CRM se convierte en un museo de datos incompletos.
2) Prioriza adopción (lo que se usa gana)
Preguntas incómodas pero útiles:
- ¿Quién lo va a usar cada día?
- ¿El equipo lo ve como ayuda o como vigilancia?
- ¿Cuánto tarda alguien nuevo en entenderlo?
El mejor CRM es el que el equipo usa sin resoplar.
3) Evalúa integraciones y datos
- ¿Puedes capturar UTM y fuente automáticamente?
- ¿Se integra con tu web y tu analítica?
- ¿Puedes exportar datos sin llorar?
4) Seguridad y RGPD (sin dramas)
- Control de permisos por roles.
- Registro de actividades.
- Gestión de consentimientos si haces email marketing.
- Acceso y borrado de datos cuando toque.
Implantación paso a paso: del “lo compramos” al “lo usamos”
Paso 1) Define el “dueño” del CRM
Una persona responsable. Sin dueño, el CRM se convierte en un piso compartido sin normas: nadie saca la basura.
Paso 2) Diseña el pipeline mínimo viable
Empieza con 6–8 etapas máximas. Si necesitas 18 etapas, no es un pipeline: es una novela.
Ejemplo simple:
- Nuevo lead
- Contactado
- Reunión agendada
- Diagnóstico hecho
- Propuesta enviada
- Ganado / Perdido
Luego iteras.
Paso 3) Crea campos que sirvan para decidir
Imprescindibles:
- Servicio de interés (SEO / Ads / Web / CRO)
- Fuente (orgánico, Ads, referido, LinkedIn…)
- Presupuesto (rango)
- Urgencia (esta semana / este mes / sin prisa)
- Estado del lead (frío, templado, caliente… si lo usáis)
Paso 4) Conecta captación (formularios + email + calendario)
- Formularios web: que entren al CRM con UTM.
- Calendario: que reuniones se registren.
- Email: que quede el histórico (sin depender de buscar en Gmail).
Si vendes por WhatsApp, integra o al menos deja un registro mínimo (nota + fecha + siguiente paso).
Paso 5) Automatiza lo repetible
Empieza por 3 automatizaciones:
- Asignación automática por servicio o zona.
- Tarea de seguimiento si no hay respuesta en 48–72h.
- Aviso cuando hay propuesta enviada sin respuesta en 5–7 días.
Paso 6) Dashboards que responden a preguntas reales
Ejemplos:
- “¿Cuántos leads entraron esta semana y de dónde?”
- “¿En qué etapa se atasca el cierre?”
- “¿Qué servicio convierte mejor?”
- “¿Qué comercial / canal trae mejores clientes?”
Paso 7) Formación y hábitos (la parte que nadie quiere, pero es la que funciona)
- 30–45 minutos de formación inicial.
- Revisión semanal de pipeline (15–20 min).
- Regla simple: “si no está en el CRM, no existe”.
Integraciones clave para una agencia en España
CRM + web (SEO y conversiones)
Tu CRM debe recibir leads con contexto:
- Página de origen
- Servicio consultado
- UTM de campaña
- Evento de conversión correcto
Si además estás trabajando el SEO, un CRM bien conectado te permite saber qué tráfico convierte (no solo “sube visitas”). Para eso, encaja perfecto con un (ENLACE INTERNO: servicio-de-seo) bien planteado.
CRM + Google Ads / Meta Ads
No hace falta complicarse con 50 integraciones: empieza por capturar correctamente fuente/UTM y eventos. Luego ya afinas con offline conversions o integraciones avanzadas.
Si estás invirtiendo en Ads y no estás midiendo bien el recorrido lead → venta, estás optimizando a ciegas. Y sí: a veces “parece que funciona”, como cuando juegas a la ruleta y te sale una vez.
Te ayudamos con (ENLACE INTERNO: google-ads) y (ENLACE INTERNO: meta-ads) con foco en captación medible.
CRM + diseño web (cuando la web es tu comercial)
Un CRM no arregla una web que no convierte. Si tu formulario pide 14 campos, tu tasa de conversión va a parecer una broma interna.
Si necesitas una web pensada para captar leads y alimentarlos al CRM, mira (ENLACE INTERNO: diseño-web).
Qué resultados son razonables y en cuánto tiempo (sin humo)
Depende de tu punto de partida, pero estos son escenarios realistas:
- Semana 1–2: pipeline montado, formularios conectados, seguimiento básico. Primeros leads ya entran “bien”.
- Semana 3–4: automatizaciones simples y dashboards mínimos. Empiezas a ver dónde se atascan oportunidades.
- Mes 2–3: datos suficientes para decisiones: canales que convierten, tiempos de cierre, motivos de pérdida reales.
- Mes 3+ (si trabajas retainer): mejoras claras en renovaciones y upsells si conectas CRM con procesos de entrega y comunicación.
No esperes “duplicar ventas por instalar un CRM”. Espera algo mejor: menos fugas, menos improvisación, y un proceso que escala sin que te explote el WhatsApp.
Mini casos hipotéticos (para aterrizarlo)
Caso 1: agencia pequeña (1–3 personas) con servicios mixtos
Problema típico: leads entran por web y DM, propuestas por email, seguimiento a ratos.
Solución:
- CRM ligero con pipeline simple.
- Integración con formularios y calendario.
- 3 automatizaciones (asignación, recordatorio, seguimiento propuesta).
- Dashboard semanal básico.
Resultado esperable: menos leads perdidos y más cierres por seguimiento consistente.
Caso 2: agencia con equipo (6–15 personas) y retainer
Problema típico: ventas y entrega desconectadas; clientes “se enfrían” tras cerrar; renovaciones sin sistema.
Solución:
- CRM con módulos o integraciones para onboarding y servicio.
- Campos y etapas para renovación/upsell.
- Reporting por servicio y margen (si lo controlas).
- Automatizaciones de comunicación y tareas internas.
Resultado esperable: mejores renovaciones, menos fricción interna y visibilidad real del negocio.
Errores comunes (y cómo evitarlos)
- Elegir el CRM “más famoso” sin proceso definido
Solución: define pipeline y campos mínimos antes de comprar. - Crear 200 campos y nadie rellena nada
Solución: 5–10 campos obligatorios, el resto opcional y progresivo. - No integrar captación (entran leads sin fuente ni contexto)
Solución: UTMs, formularios conectados y reglas de fuente. - Automatizar demasiado pronto
Solución: primero proceso manual estable; luego automatizas lo repetible. - No formar al equipo (y luego culpar al equipo)
Solución: formación corta + revisión semanal + reglas claras. - No medir ciclo de venta y motivos de pérdida
Solución: motivos de pérdida obligatorios y revisión mensual.
CTA (micro): Si te suena alguno, te lo arreglamos sin drama. Contacta con Alio Modo Studio (formulario).
Checklist accionable: CRM para agencias de marketing
- Tengo un pipeline de 6–8 etapas máximo (y se entiende).
- Tengo definidos 5–10 campos imprescindibles por lead.
- Capturo fuente/UTM y servicio interesado automáticamente.
- Email y calendario están conectados.
- Hay reglas de asignación (quién atiende qué).
- Existen recordatorios de seguimiento (48–72h).
- Existe seguimiento de propuesta enviada (5–7 días).
- Tengo dashboard de leads por fuente y tasa de conversión por etapa.
- Motivos de pérdida están definidos y se usan.
- Hay proceso de onboarding tras el “ganado”.
- Si hay retainer, existe etapa/flujo de renovación.
- Permisos y RGPD están considerados.
- Revisión semanal de pipeline (15–20 min).
- “Si no está en el CRM, no existe” (acordado por el equipo).
¿Cuándo delegarlo a una agencia (y cuándo no)?
Te conviene hacerlo tú si…
- Eres 1–2 personas y el proceso es simple.
- Tienes tiempo para probar y documentar.
- No necesitas integraciones avanzadas (de momento).
- Te manejas bien con herramientas y lógica de procesos.
Te conviene delegarlo si…
- Tienes equipo y cada uno sigue “su método”.
- Tienes Ads corriendo y no estás midiendo bien el lead → venta.
- Hay múltiples servicios y el pipeline es confuso.
- Te faltan renovaciones y no sabes por qué.
- Te preocupa RGPD, permisos y control de datos.
- Quieres hacerlo bien a la primera y no perder 3 meses “trasteando”.
Delegar no es “porque no puedas”. Es porque tu tiempo vale más que pelearte con integraciones un domingo.
Si lo delegas, busca alguien que entienda negocio + captación + analítica, no solo “configurar pantallas bonitas”.
Tabla comparativa: qué opción suele convenir a cada agencia
| Opción | Pros | Contras | Coste aproximado | Cuándo conviene |
|---|---|---|---|---|
| Suite CRM + marketing automation | Todo más integrado, mejor nurturing, reporting más completo | Puede subir de precio al escalar, requiere configuración | Medio–alto (según contactos y funciones) | Agencias con captación constante, email marketing y equipo |
| CRM comercial ligero | Rápido, fácil de adoptar, pipeline claro | Necesita integraciones para marketing/entrega | Bajo–medio | Agencias pequeñas o con comercial muy definido |
| CRM orientado a agencia (cliente/proyecto/factura) | Mejor encaje con retainer y operaciones | Menos potente en marketing/automatización avanzada | Medio | Agencias con servicios paquetizados y foco en retención |
| Gestión de proyectos con capa CRM | Perfecto para coordinación y entrega | Se queda corto en ventas/automatización/analítica | Bajo–medio | Agencias donde el mayor dolor es la entrega, no la venta |
Nota: los costes varían por usuarios, contactos y módulos. Mejor decidir por proceso y escalabilidad, no por “el plan más barato”.
FAQ sobre CRM para agencias de marketing
1) ¿Cuál es el mejor CRM para una agencia de marketing pequeña?
El mejor suele ser el que el equipo usa sin fricción: pipeline simple, integración con formularios y recordatorios de seguimiento. Si vas a hacer email marketing y automatizaciones, puede convenirte una suite; si no, un CRM ligero suele ser suficiente.
2) ¿Un CRM sustituye a un gestor de proyectos?
No necesariamente. Algunos lo integran bien, pero muchas agencias trabajan con dos piezas: CRM para venta y gestión de proyectos para entrega. Lo importante es que estén conectadas o, al menos, coordinadas con un proceso claro.
3) ¿Qué campos no deberían faltar en un CRM para agencia?
Servicio de interés, fuente/UTM, presupuesto (rango), urgencia, estado del lead, siguiente paso y fecha de próxima acción. Lo demás es secundario hasta que el sistema esté vivo.
4) ¿Cómo conecto mi CRM con WhatsApp sin perder el control?
Puedes integrar si tu CRM lo permite, o mantener un registro mínimo disciplinado: notas + fecha + próxima acción. Lo crítico es que WhatsApp no sea un agujero negro donde se pierden oportunidades.
5) ¿Cuánto tarda en notarse la mejora tras implantar un CRM?
Si lo implantas bien, en 2–4 semanas ya reduces fugas y mejoras seguimiento. A partir del mes 2–3 empiezas a tomar decisiones basadas en datos (no en sensaciones).
6) ¿Qué errores de seguimiento hacen perder más ventas a las agencias?
No responder rápido, no tener próxima acción definida, no hacer follow-up de propuestas y no registrar el historial. El lead se enfría y luego parece que “el mercado está mal”. A veces el mercado está bien, lo que está mal es el seguimiento.
7) ¿Tiene sentido un CRM si consigo clientes por recomendación?
Sí, porque las recomendaciones también se pierden si no hay proceso. Además, un CRM te ayuda a detectar oportunidades de upsell y renovaciones con orden.
8) ¿Cómo afecta el CRM al SEO y a la captación online?
Un CRM conectado con analítica te permite saber qué tráfico convierte y qué contenido trae leads buenos. Eso ayuda a priorizar SEO y campañas. Si quieres trabajarlo bien, combina CRM + (ENLACE INTERNO: servicio-de-seo) + (ENLACE INTERNO: analitica-cro).
Plan de acción en 7 pasos
- Define tu proceso real (captación → cierre → onboarding → renovación).
- Diseña un pipeline de 6–8 etapas.
- Crea 5–10 campos imprescindibles y olvida el resto de momento.
- Conecta formularios, email y calendario (mínimo).
- Automatiza 3 cosas: asignación, seguimiento 48–72h, y propuesta sin respuesta.
- Monta 2 dashboards: leads por fuente y conversión por etapa.
- Implanta el hábito: revisión semanal + “si no está en el CRM, no existe”.
Si lo haces así, tu CRM deja de ser un “cementerio de contactos” y se convierte en una herramienta para crecer con cabeza.
Contacta con Alio Modo Studio y te ayudamos a elegir e implantar tu CRM para agencia con un enfoque práctico: captación medible, proceso comercial claro y optimización continua.
